CÓDIGO DE ÉTICA E CONDUTA – REDE FORTE

1. INTRODUÇÃO

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    Este código de ética e conduta estabelece regras e princípios aos quais todos os diretores, coordenadores, empregados, estrategistas e, ainda, fornecedores e prestadores de serviços (“Colaboradores”) devem aderir.

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    Todo funcionário da DB Machado LTDA é responsável por conduzir suas atividades de acordo com os mais altos padrões de ética e integridade, bem como agir de acordo com todas as leis, regulamentos, códigos, políticas, diretrizes e precedentes aplicáveis. Esses padrões e normas são vitais para o sucesso da empresa.

    Todos devem agir com integridade, honestidade, franqueza e respeito mútuo em todas as interações profissionais e pessoais com clientes, clientes em potencial, empresas rivais, fornecedores, agências reguladoras, prestadores de serviços e entre si.

    Este Código substitui quaisquer políticas, manuais, comunicações, regras, práticas, normas ou diretivas internas contrárias. Por isso, é obrigatório que todos o leiam, compreendam e sigam, a fim de preservar a confiança e a credibilidade que a DB Machado LTDA goza junto a seus clientes, colaboradores e sociedade em geral.

    Com base no disposto acima, é vedado aos colaboradores infringir as disposições deste Código ou qualquer lei, norma ou regulamento aplicável a DB Machado LTDA.

    Todo Colaborador é responsável por suas ações e comportamento, por isso é fundamental que todos entendam e apliquem as informações e valores contidos neste Código. Também é importante ressaltar que sempre que alguém tiver alguma dúvida ou questionamento sobre este documento ou a melhor conduta em determinada situação, deve procurar seu superior imediato e a área do SGI.

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2. OBJETIVOS DO CÓDIGO

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    O principal objetivo deste código é conscientizar os colaboradores sobre o valor que a conduta ética tem para a empresa e como ela pode ser aprimorada. A empresa está ciente de que somente com base no comportamento ético de seus colaboradores pode se afirmar uma organização comprometida com tais valores.

    O crescimento e o desenvolvimento das operações da empresa dependem de seus colaboradores, que devem desempenhar suas funções com o mais alto grau de comprometimento, de acordo com todas as leis, normas e regulamentos aplicáveis e de acordo com suas obrigações decorrentes deste Código e demais políticas internas.

    Neste sentido, este Código visa:

•  Disseminar a cultura ética e de controles;

•  Reforçar a importância da honestidade, humildade e companheirismo em nossas relações;

•  Indicar condutas e comportamentos esperados; e

•  Orientar todos como identificar e tratar condutas indesejadas, ilegais ou antiéticas.

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3. PRINCÍPIOS ÉTICOS E DE CONDUTA

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    Os princípios de atuação da DB Machado LTDA visam melhorar a conduta e o comportamento de cada colaborador. Caso haja alguma dúvida, o colaborador deve entrar em contato com seu gestor ou com a área do SGI.

    3.1. PRINCÍPIOS DE CONDUTA CORPORATIVA

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3.1.1. Com os clientes

•  Zelar pela organização e confidencialidade das informações e documentos;

•  Visar a transparência e honestidade na prestação de serviços de qualquer natureza;

•  Indicar claramente os riscos inerentes a cada serviço prestado;

•  Evitar situações que levem a conflitos de interesse ou que apenas pareçam ter tais conflitos;

•  Fornecer serviços e informações de maneira justa;

•  Lidar adequadamente com futuras sugestões, elogios, reclamações e críticas;

•  Prestar informações de forma clara e objetiva;

•  Fornecer um serviço amigável, rápido e eficiente;

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3.1.2. Com a sociedade

•  Apoiar iniciativas que promovam o desenvolvimento e o bem-estar de todos;

•  Respeitar as diferenças, sejam elas culturais, políticas ou religiosas;

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3.1.3. Com fornecedores e prestadores de serviço

•  Ser imparcial e justo ao celebrar, prorrogar, revisar ou rescindir contratos;

•  Disponibilizar os dados, ferramentas ou recursos necessários para a execução dos serviços contratados com o nível de qualidade exigido;

•  Zelar pelo sigilo das informações;

•  Acompanhar e avaliar os serviços prestados com base em critérios fundamentados;

•  Apoiar iniciativas que promovam o desenvolvimento e o bem-estar de todos.

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3.1.4. Com a concorrência

•  Lutar sempre pela existência de um mercado livre, justo, competitivo e sustentável; e

•  Nunca assinar contratos com rivais que eliminem ou restrinjam injustamente a concorrência.

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3.1.5. Com os órgãos reguladores, fiscalização ou governos

•  Não tolerar a violação de leis ou regulamentos na condução dos negócios;

•  Fornecer informações e documentos mediante solicitação de tais órgãos, sendo totalmente transparente sobre suas ações;

•  Respeitar leis, regulamentos e normas vigentes;

•  Manter todas as informações necessárias em documentos de forma organizada e segura;

•  Não destruir registros ou informações que possam ser necessárias para o cumprimento de obrigações legais ou administrativas, confidenciais ou não;

•  Cumprir com os prazos;

•  Prestar somente informações fidedignas;

•  Contribuir com sugestões técnicas; e

•  Adotar efetivos mecanismos de controles internos.

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3.2. Princípios de conduta pessoal

•  Respeitar e seguir todas as leis e regulamentos relevantes para o seu negócio e suas atividades;

•  Manter relacionamento cordial e amistoso com todos;

•  Colaborar e trabalhar em equipe;

•  Dar crédito e reconhecer ideias e realizações de outros profissionais;

•  Nunca acatar ordens contrárias aos princípios e disposições deste Código ou da Lei; 5

•  Dialogar sobre temas relevantes e respeitar opiniões diversas;

•  Disseminar conhecimento e boas práticas;

•  Respeitar alçadas operacionais e hierarquia;

•  Assumir honestamente erros e falhas;

•  Reportar condutas inadequadas, impróprias ou ilegais suas ou de terceiros;

•  Obedecer e respeitar as políticas, regras, diretrizes, instruções, controles e procedimentos internos;

•  Zelar pela reputação pessoal e corporativa;

•  Honrar compromissos assumidos com qualidade; e

•  Manter e tratar adequadamente informações e documentos considerados confidenciais ou importantes.

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3.3. Princípios de responsabilidade social e respeito ao meio ambiente

    A DB Machado LTDA tem a consciência que pode e deve contribuir na prevenção de ações que possam prejudicar clientes, colaboradores e a sociedade em geral.

    A responsabilidade social se caracteriza quando a empresa atua voluntariamente em benefícios da coletividade, gerando reflexos positivos seja aos seus colaboradores, como o externo.

    É um compromisso da DB Machado LTDA cumprir a legislação ambiental. As atitudes em relação ao meio ambiente têm como prioridade o respeito a natureza, a prevenção e a redução dos impactos ambientais. Para isso, há incentivo quanto as ações e o comprometimento dos colaboradores na melhoria dos processos e na aplicação de tecnologias adequadas, visando o desenvolvimento sustentável.

    Proteger e gerir adequadamente os recursos naturais é uma demonstração de responsabilidade e um aspecto importante à qualidade de vida da sociedade. 

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4. Padrões de conduta

4.1. Respeito e Igualdade

    A DB Machado LTDA condena veementemente e proíbe o uso de qualquer tipo de comportamento discriminatório em relação aos colaboradores (ou candidatos) ou clientes.

    É proibido categoricamente comportamentos preconceituosos e intimidatórios com base em raça, cor, gênero, orientação sexual, idade, nacionalidade, naturalidade, ideologia política, classe social, deficiência física ou mental, bem como quaisquer outras formas de agressão, especialmente as de natureza moral e sexual, mesmo que tal comportamento seja legal, mas ainda inaceitável em um local de trabalho.

    Além disso, comportamentos que resultem em intimidação, humilhação, persuasão ou perigo para clientes e colegas, ou que piorem suas condições de trabalho, não serão tolerados.

    A contratação, demissão, transferência ou promoção de colegas de trabalho deve sempre ser baseada exclusivamente no mérito, sem consideração de quaisquer outros fatores ou motivos alheios ao seu desempenho profissional.

4.2. Práticas inadequadas ou ilegais

    Dar ou alterar ordens que violem a lei, bem como os princípios e valores éticos da DB Machado LTDA, é proibido e punível.

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    Quaisquer suspeitas de violação deste Código, incluindo ações ou atitudes ilegais, inadequadas ou imorais, devem ser imediatamente comunicadas pelos canais internos apropriados e tratadas com rigor.

    Assim, independentemente de a conduta em questão ser ou não permitida pelo código, práticas desonestas, antiéticas ou ilegais serão consideradas infrações graves. Códigos de conduta, regras, regulamentos, políticas, etc. nunca substituirão completamente o comportamento atento e ético de um profissional.

    Vale enfatizar que, de acordo com os padrões aceitos e as melhores práticas nacionais e internacionais, o colaborador que denunciar com veracidade uma suposta situação antissocial ou ilegal não sofrerá nenhum tipo de reação, seja a conduta confirmada ou não.

4.3. Omissão ou ocultação de erros e falhas

    Erros e falhas são possíveis e fazem parte da natureza humana, mas, é esperado dos colaboradores uma postura honesta e pronta admissão de culpa.

    Para evitar mais efeitos negativos sobre a DB Machado LTDA, colaboradores e, principalmente, clientes, acredita-se que nenhum erro ou falha deve ser ocultado ou ignorado.

    Os colaboradores da DB Machado LTDA se comprometem a reportar quaisquer perdas, erros ou falhas aos seus superiores hierárquicos na estrutura organizacional, bem como à área de SGI.

5. Conflitos de interesses

    Conflito de interesses é um conjunto de circunstâncias em que existe a possibilidade de que decisões, análises ou ações profissionais sejam indevidamente influenciadas por um interesse alheio ao negócio ou que aparente ter sido.

    Não existe um critério único e conclusivo para determinar a presença de um conflito, mas existem sinais de alerta significativos que, quando percebidos pelos colegas, devem levá-los a evitar se envolver em circunstâncias em que exista um aparente conflito de interesses.

    As situações de conflito de interesses podem ser reais, aparentes ou potenciais e correspondem a uma ação ou participação (direta ou indireta) que:

•  Influencie ou prejudique a condução das tarefas profissionais;

•  Envolve a obtenção de vantagem indevida pelo uso do poder profissional ou hierárquico;

•  Causar danos à reputação da DB Machado LTDA ou do colaborador individual;

•  Os interesses de uma pessoa ou grupo conflitam de forma irregular com os de outro, ou mesmo com os da DB Machado LTDA; e

•  Crie concorrência ou elimine oportunidades de negócios com a DB Machado LTDA em qualquer atividade empresarial.

    O colaborador que praticar ações como as listadas acima e outras denunciadas pela DB Machado LTDA, de forma exclusiva ou não, estará sujeito a sanções nas esferas administrativa e judicial.

    Portanto, todos os colaboradores devem evitar situações que possam gerar conflitos de interesse. Os colaboradores envolvidos devem declarar-se impossibilitados de participar de qualquer discussão ou decisão envolvendo o assunto quando tais situações estiverem presentes, sejam fontes potenciais ou reais de conflito, devendo levar o assunto ao seu superior hierárquico e à área de SGI.

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6. Comunicação interna sobre conflito de interesses

    Todos os colaboradores da DB Machado LTDA, no exercício de suas atividades, devem:

•  Informar imediatamente à Diretoria sobre situações de efetivo ou potencial conflito de interesses;

•  Colaborar no processo de análise de situações de conflito, fornecendo todas as informações, requeridas ou não, e que sejam necessárias ou relevantes; e

•  Sempre consultar e esclarecer dúvidas sobre este tema junto à área de SGI ou ao seu gestor.

7. Divulgação de informações

    A coleta de informações é uma das atividades mais valiosas, por isso é importante ter cautela especial mesmo com informações consideradas públicas ou sujeitas a menos restrições de divulgação.

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    Qualquer participante do esforço de divulgação de informações sobre ou relacionadas à DB Machado LTDA fica desde já advertido:

•  Agir de forma antiética, inadequada ou ilegal em qualquer situação;

•  Omitir ou adulterar informações necessárias ao solicitante;

•  Fornecer informações falsas em quaisquer situações;

•  Não atentar para o conteúdo deste Código e demais políticas e diretrizes, além de treinamentos internos sobre o assunto;

•  Obter vantagens pessoais;

•  Não se certificar quanto à solidez e confiabilidade das bases de dados utilizadas como fontes de informação;

•  Disseminar informações que, independentemente de resultarem em benefícios para a DB Machado LTDA, prejudicam clientes;

7.1. Propriedade das informações

Todos os documentos, acordos, modelos, metodologias, fórmulas, cenários, projeções, análises e relatórios criados ou diretamente relacionados ao negócio têm sua propriedade intelectual atribuída ao negócio.

    Assim, todo documento, produto ou serviço desenvolvido ou criado em horário comercial nas áreas dependentes mediante solicitação formal ou resultante da utilização de quaisquer recursos ou fontes de dados pertence à DB Machado LTDA.

    É importante ressaltar a proibição de utilização do nome, marca, impressos e documentos oficiais da DB Machado LTDA para fins pessoais, ilícitos ou não permitidos.

7.2. Informações da DB Machado LTDA

    Durante a vigência do contrato de trabalho e após o seu término, é vedada a divulgação de informações confidenciais, internas ou pertinentes a terceiros ou profissionais não autorizados a recebê-las, a fim de preservar o sigilo das informações.

7.3. Informações de colaboradores e clientes

    As informações dos colaboradores e clientes da DB Machado devem ser mantidas em total sigilo e segurança.

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    O acesso a estas informações e documentos de clientes e funcionários somente deve ser realizado por profissionais com autorização para tal e qualquer divulgação só pode ser realizada por exigência legal e com anuência da Diretoria e do Jurídico.

8. Procedimentos disciplinares

    Seguindo a crença de que a educação sempre deve vir antes da punição, a DB Machado LTDA valoriza programas de treinamento e fluxos de comunicação interna que se movem vertical e horizontalmente.

    No entanto, algumas penalidades serão impostas no caso de futuras fraudes econômicas ou ocorrências de conduta profissional, conforme descrito a seguir.

   O empregado estará sujeito a penalidades administrativas que podem, na pior das hipóteses, resultar na rescisão do contrato de trabalho caso as normas e diretrizes contidas neste Código, bem como nas demais políticas internas da DB Machado LTDA, não sejam seguidas, esquecido ou ignorado.

  Em caso de necessidade de penalização, serão considerados 4 (quatro) níveis de penalidade, não necessariamente gradativos, conforme o caso concreto, a saber:

•  Leve – advertência escrita e não implica em perda de remuneração;

•  Moderada – suspensão não superior a 15 (trinta) dias, com perda de remuneração durante o período de vigência da penalidade e apuração dos fatos, e ocorrerá em situações de reincidência de atitudes já advertidas ou em casos de faltas mais graves do que aquelas classificadas como de nível “Leve”;

•  Grave – suspensão não superior a 30 (trinta) dias, com perda de remuneração durante o período de vigência da penalidade e apuração dos fatos, e ocorrerá em situações de Código de Ética e Conduta reincidência de atitudes já advertidas ou em casos de faltas mais graves do que aquelas classificadas como de nível “Leve” ou “Moderada”, podendo ainda, acarretar em rescisão do contrato profissional sem justa causa;

•  Gravíssima – rescisão do contrato profissional com justa causa e, dependendo do caso, com reporte aos órgãos competentes conforme decisão do Conselho de Administração.

    Qualquer disposição que não seja seguida inicialmente será considerada como, no mínimo, nível "Leve" transitável.

    Todos os casos relevantes serão examinados pela Diretoria que se reúne e apresenta suas conclusões aos envolvidos.

    Para dar consistência e critérios justos na análise de casos de suspeita de desvios ou erros de conduta, alguns preceitos, como os abaixo transpostos, devem ser sempre observados:

•  A área de Recursos Humanos registrará todas as decisões sobre qualquer caso analisado;

•  A aplicação das penalidades será formalizada, por escrito, e acompanhada de breve exposição dos fatos que geraram a punição;

•  Ao colaborador, é assegurado o direito de ampla defesa;

•  O colaborador penalizado deverá atestar o recebimento da advertência através da assinatura de termo específico com a presença de testemunhas do Comitê Disciplinar ou do RH;

•  Na eventualidade de o colaborador se negar a formalizar o recebimento do documento de advertência, independentemente do nível, este estará sujeito ao encerramento do contrato de trabalho; e

•  A Diretoria deve manter total sigilo sobre todos os casos analisados e assegurar a coerência dos pareceres correntes com as análises e decisões anteriores.

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9. Considerações finais

    Todos os colaboradores são obrigados a ler este documento e quaisquer alterações posteriores.

    Em caso de dúvidas ou esclarecimentos sobre o conteúdo deste Código ou sua aplicação a determinado assunto, deverá ser consultado o Diretor ou o Departamento de SGI.

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